1. Mục đích và phạm vi chính sách
Chính sách này giải thích cách NFIGI thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân khi một người truy cập website, gửi email, gọi điện, nhắn tin qua Zalo hoặc Facebook, đăng ký trao đổi hoặc làm việc với NFIGI trước khi ký hợp đồng.
Chính sách áp dụng cho website https://nfigi.com và các kênh liên hệ được công bố trên website. Dữ liệu phát sinh trong một sản phẩm hoặc dự án chịu thêm chính sách, thỏa thuận xử lý dữ liệu và hợp đồng của sản phẩm hoặc dự án đó.
2. Đơn vị chịu trách nhiệm về dữ liệu
Đơn vị quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu trong phạm vi chính sách này là NATURE FLOW INTERNATIONAL GENERAL INDUSTRIES COMPANY LIMITED, tên giao dịch NFIGI CO., LTD..
- Mã số doanh nghiệp: 0310000000
- Địa chỉ đăng ký: TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Văn A
- Email phụ trách dữ liệu cá nhân: privacy@nfigi.com
- Điện thoại: +84 (0) 847 922 839
3. Nguyên tắc xử lý dữ liệu
NFIGI xử lý dữ liệu đúng mục đích đã thông báo, giới hạn ở thông tin cần cho công việc, lưu trong thời hạn xác định và áp dụng biện pháp bảo vệ tương ứng với mức độ nhạy cảm. Người được cấp quyền chỉ truy cập dữ liệu phục vụ nhiệm vụ của mình.
NFIGI không bán dữ liệu cá nhân. NFIGI không trao đổi danh sách liên hệ cho đơn vị quảng cáo. Dữ liệu không được sử dụng cho một mục đích mới nếu mục đích đó không tương thích với thông báo ban đầu hoặc chưa có căn cứ xử lý phù hợp.
4. Dữ liệu người dùng chủ động cung cấp
Khi liên hệ với NFIGI, người dùng cung cấp một phần hoặc toàn bộ các dữ liệu sau:
- Họ tên, chức danh, doanh nghiệp hoặc tổ chức đang công tác.
- Email, số điện thoại, tên tài khoản Zalo hoặc Facebook dùng để trao đổi.
- Nội dung yêu cầu, ngành nghề, quy trình đang sử dụng, khối lượng công việc và thời hạn mong muốn.
- Tệp đính kèm, ảnh chụp màn hình, tài liệu nghiệp vụ hoặc dữ liệu mẫu do người dùng tự chọn gửi.
- Lịch sử thư từ, lịch hẹn, phản hồi và quyết định liên quan đến yêu cầu.
Người dùng không gửi mật khẩu, mã xác thực, dữ liệu thẻ thanh toán, hồ sơ sức khỏe, dữ liệu sinh trắc học hoặc dữ liệu cá nhân nhạy cảm qua kênh liên hệ chung. NFIGI cung cấp kênh truyền riêng khi một dự án thực sự cần xử lý dữ liệu có mức bảo vệ cao hơn.
5. Dữ liệu kỹ thuật khi truy cập website
Máy chủ và lớp bảo vệ website ghi nhận địa chỉ IP, thời điểm truy cập, đường dẫn yêu cầu, mã phản hồi, loại trình duyệt, loại thiết bị và thông tin lỗi. Dữ liệu này dùng để chuyển nội dung đến thiết bị, phát hiện lưu lượng bất thường, điều tra sự cố và duy trì an toàn hệ thống.
Website hiện không bật công cụ phân tích hành vi và không đặt cookie quảng cáo. Khi NFIGI bổ sung một công cụ không thiết yếu, website sẽ hiển thị cơ chế lựa chọn trước khi công cụ đó hoạt động.
6. Cách biểu mẫu liên hệ hoạt động
Biểu mẫu trên trang Liên hệ chạy trong trình duyệt. Khi người dùng bấm gửi, website mở ứng dụng email với địa chỉ nhận, tiêu đề và nội dung đã điền. NFIGI chỉ nhận dữ liệu sau khi người dùng kiểm tra và tự gửi thư từ ứng dụng email của mình.
Nội dung chưa gửi không được biểu mẫu tải lên máy chủ của NFIGI. Nhà cung cấp email của người dùng xử lý thư theo chính sách riêng của họ.
7. Nguồn dữ liệu
NFIGI nhận dữ liệu trực tiếp từ chủ thể, từ người đại diện hợp pháp của tổ chức, từ nhân sự cùng tham gia một yêu cầu hoặc từ hệ thống kỹ thuật vận hành website. Khi một doanh nghiệp cung cấp thông tin của nhân viên, khách hàng hoặc nhà cung cấp, doanh nghiệp đó chịu trách nhiệm có quyền cung cấp và thực hiện thông báo cần thiết.
NFIGI không mua danh sách số điện thoại hoặc email cá nhân. Thông tin công khai chỉ được dùng để liên hệ công việc khi nội dung liên hệ phù hợp với vai trò nghề nghiệp đã công bố và pháp luật cho phép.
8. Mục đích sử dụng dữ liệu
Dữ liệu được sử dụng cho các công việc cụ thể sau:
- Xác định người gửi, đọc yêu cầu và phản hồi đúng kênh.
- Đặt lịch trao đổi, khảo sát quy trình, chuẩn bị phạm vi công việc và báo giá.
- Quản lý lịch sử trao đổi để một yêu cầu không phải giải thích lại từ đầu.
- Bảo vệ website, ngăn lạm dụng, khắc phục lỗi và điều tra sự cố an toàn.
- Thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế, lưu trữ hồ sơ và trả lời cơ quan có thẩm quyền.
- Giải quyết khiếu nại, bảo vệ quyền hợp pháp và chứng minh giao dịch.
Email giới thiệu sản phẩm chỉ được gửi cho người đã đăng ký nhận hoặc có quan hệ công việc phù hợp. Mỗi email tiếp thị có cách từ chối nhận tiếp.
9. Căn cứ xử lý dữ liệu
NFIGI dùng sự đồng ý khi gửi thông tin tiếp thị, bật công cụ theo dõi không thiết yếu hoặc xử lý dữ liệu cho mục đích mà chủ thể tự chọn. Chủ thể được thông báo mục đích, loại dữ liệu, bên xử lý, quyền và rủi ro trước khi đồng ý.
Dữ liệu được xử lý để trả lời yêu cầu trước hợp đồng, thực hiện hợp đồng, tuân thủ nghĩa vụ pháp luật, xử lý tình huống khẩn cấp theo quy định hoặc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp. NFIGI ghi nhận căn cứ áp dụng trong hồ sơ của từng quy trình.
10. Quản lý sự đồng ý
Sự đồng ý phải rõ ràng, tự nguyện và gắn với từng mục đích. Im lặng hoặc tiếp tục xem trang không được xem là đồng ý với quảng cáo hay theo dõi không thiết yếu.
Chủ thể rút lại sự đồng ý bằng cách gửi email đến privacy@nfigi.com. Việc rút lại không làm mất tính hợp pháp của hoạt động đã hoàn thành trước thời điểm NFIGI nhận yêu cầu. NFIGI dừng hoạt động dựa riêng trên sự đồng ý sau khi xác minh yêu cầu.
12. Bên nhận dữ liệu
NFIGI chia sẻ dữ liệu ở mức cần thiết với nhân sự phụ trách yêu cầu, nhà cung cấp email, lưu trữ, bảo mật, sao lưu, tư vấn pháp lý, kế toán và nhà thầu tham gia đúng công việc đã được giao. Nhà cung cấp hạ tầng website được ghi trong cấu hình vận hành là: Nhà cung cấp hạ tầng được ghi trong hợp đồng dịch vụ.
Nhà cung cấp xử lý dữ liệu theo hợp đồng, hướng dẫn của NFIGI, nghĩa vụ bảo mật và giới hạn truy cập. NFIGI kiểm tra phạm vi dịch vụ trước khi cấp quyền và thu hồi quyền khi công việc kết thúc.
Dữ liệu được cung cấp cho cơ quan nhà nước khi có yêu cầu hợp pháp hoặc khi pháp luật buộc phải cung cấp. NFIGI ghi nhận yêu cầu, phạm vi dữ liệu và căn cứ cung cấp trong hồ sơ xử lý.
13. Xử lý dữ liệu ngoài Việt Nam
Dịch vụ email, lưu trữ hoặc bảo mật có thể vận hành máy chủ ngoài Việt Nam. Trước khi sử dụng, NFIGI xác định quốc gia nhận dữ liệu, loại dữ liệu, mục đích, thời hạn, biện pháp bảo vệ và trách nhiệm của nhà cung cấp.
NFIGI lập và lưu hồ sơ chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài theo yêu cầu pháp luật áp dụng. Dữ liệu chỉ được chuyển trong phạm vi cần để cung cấp dịch vụ hạ tầng hoặc thực hiện yêu cầu của chủ thể.
14. Thời hạn lưu trữ
NFIGI áp dụng thời hạn theo từng hồ sơ:
- Yêu cầu liên hệ và lịch sử trao đổi: 24 tháng kể từ lần trao đổi cuối cùng.
- Hợp đồng, chứng từ và hồ sơ giao dịch: 10 năm kể từ ngày hoàn tất hoặc chấm dứt hợp đồng.
- Nhật ký an toàn và truy cập: 12 tháng kể từ thời điểm ghi nhận.
- Dữ liệu đồng ý nhận thông tin: Cho đến khi chủ thể rút lại sự đồng ý.
- Bản sao lưu luân phiên: 90 ngày theo chu kỳ sao lưu luân phiên.
Hết thời hạn, dữ liệu được xóa, ghi đè hoặc ẩn danh. Dữ liệu đang liên quan đến tranh chấp, điều tra, yêu cầu của cơ quan nhà nước hoặc nghĩa vụ lưu trữ bắt buộc được giữ đến khi căn cứ đó chấm dứt.
15. Biện pháp bảo vệ dữ liệu
NFIGI áp dụng phân quyền theo vai trò, mật khẩu mạnh, xác thực phù hợp, mã hóa kết nối, cập nhật phần mềm, sao lưu, ghi nhật ký và giới hạn số người được tiếp cận dữ liệu. Quyền truy cập được kiểm tra lại khi nhân sự đổi vai trò hoặc rời công việc.
Tài liệu gửi cho nhà thầu được giới hạn đúng phần họ cần xử lý. Thiết bị làm việc phải có khóa màn hình và cơ chế bảo vệ tài khoản. Bản sao dữ liệu dùng để kiểm thử được giảm thiểu hoặc ẩn danh nếu không cần nhận diện cá nhân.
Không hệ thống nào loại bỏ hoàn toàn rủi ro. Người dùng cần kiểm tra địa chỉ nhận, không chia sẻ mã xác thực và thông báo ngay khi nghi ngờ tài khoản email hoặc kênh liên hệ bị chiếm quyền.
16. Xử lý sự cố dữ liệu cá nhân
Khi phát hiện sự cố, NFIGI cô lập nguồn ảnh hưởng, bảo toàn nhật ký, xác định loại dữ liệu, số chủ thể, hậu quả, nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Quyền truy cập bị lộ được thu hồi hoặc thay đổi ngay.
NFIGI thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và chủ thể theo thời hạn, nội dung và trường hợp pháp luật yêu cầu. Thông báo cho chủ thể nêu rõ dữ liệu bị ảnh hưởng, hậu quả, việc NFIGI đã làm và hành động chủ thể cần thực hiện.
17. Quyền của chủ thể dữ liệu
Trong phạm vi pháp luật áp dụng, chủ thể có quyền được biết, đồng ý, truy cập, chỉnh sửa, rút lại sự đồng ý, yêu cầu xóa, hạn chế xử lý, yêu cầu cung cấp dữ liệu, phản đối xử lý, khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường và tự bảo vệ quyền của mình.
Một số quyền có giới hạn khi dữ liệu phải được giữ để thực hiện nghĩa vụ pháp luật, bảo vệ tính mạng, giải quyết tranh chấp hoặc bảo vệ quyền hợp pháp của bên khác. NFIGI nêu căn cứ cụ thể nếu không thể thực hiện toàn bộ yêu cầu.
18. Cách gửi và xử lý yêu cầu dữ liệu
Chủ thể gửi yêu cầu đến privacy@nfigi.com với tiêu đề "Yêu cầu dữ liệu cá nhân". Nội dung gồm họ tên, kênh đã dùng để liên hệ NFIGI, quyền muốn thực hiện và dữ liệu hoặc khoảng thời gian liên quan.
NFIGI xác nhận đã nhận yêu cầu trong 72 giờ. NFIGI chỉ yêu cầu thêm thông tin đủ để xác minh danh tính và ngăn người khác truy cập dữ liệu trái phép. Yêu cầu phức tạp được thông báo phạm vi xử lý và thời hạn trả lời cụ thể.
Việc thực hiện quyền không thu phí. NFIGI chỉ yêu cầu chi phí hợp lý khi pháp luật cho phép và yêu cầu lặp lại, quá mức hoặc đòi hỏi sao chép vật lý đặc biệt.
19. Dữ liệu của trẻ em
Website doanh nghiệp không cung cấp dịch vụ trực tiếp cho trẻ em và không chủ động thu thập dữ liệu của trẻ em. Người dưới 16 tuổi không gửi thông tin qua website nếu chưa có sự đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ theo yêu cầu pháp luật.
Khi phát hiện dữ liệu trẻ em được gửi không đúng căn cứ, NFIGI dừng xử lý, xác minh người đại diện và xóa dữ liệu không cần giữ.
20. Quyết định tự động và lập hồ sơ
NFIGI không dùng dữ liệu thu từ website để đưa ra quyết định hoàn toàn tự động tạo ảnh hưởng pháp lý hoặc ảnh hưởng đáng kể tương tự đối với một cá nhân. NFIGI không tạo hồ sơ hành vi quảng cáo từ hoạt động truy cập website.
21. Kênh và website bên ngoài
Zalo, Facebook, nhà cung cấp email và website được liên kết có hệ thống xử lý dữ liệu riêng. Khi người dùng rời website NFIGI, chính sách của nền tảng được mở sẽ điều chỉnh hoạt động trên nền tảng đó.
NFIGI chỉ nhận phần dữ liệu mà người dùng gửi hoặc nền tảng cho phép chuyển đến tài khoản doanh nghiệp. Người dùng nên kiểm tra quyền riêng tư và quyền truy cập của từng tài khoản trước khi nhắn tin hoặc gửi tệp.
22. Cập nhật chính sách
NFIGI cập nhật chính sách khi thay đổi loại dữ liệu, mục đích, nhà cung cấp, thời hạn lưu hoặc yêu cầu pháp luật. Bản mới ghi ngày hiệu lực và được đăng tại cùng đường dẫn.
Thay đổi làm phát sinh mục đích xử lý mới dựa trên sự đồng ý sẽ không áp dụng cho dữ liệu đã có cho đến khi chủ thể thực hiện lựa chọn phù hợp.
23. Khiếu nại và liên hệ
Câu hỏi, khiếu nại hoặc yêu cầu về dữ liệu gửi đến privacy@nfigi.com, gọi +84 (0) 847 922 839 hoặc gửi văn bản đến TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam.
NFIGI ghi nhận nội dung, người phụ trách, thời điểm phản hồi và kết quả xử lý. Chủ thể vẫn có quyền gửi khiếu nại, tố cáo hoặc yêu cầu đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo pháp luật Việt Nam.